• Determinar la capacidad hotelera y de restaurantes de cada uno de los municipios sedes, clase de servicios, precios, categoría, ubicación, etc.
• Presentar a los diferentes departamentos participantes un portafolio de oferta hotelera y de restaurantes con toda la información necesaria para la realización de las reservas.
• Bloquear, garantizar y distribuir entre las delegaciones participantes en primera instancia y posteriormente entre los demás visitantes, las habitaciones disponibles.
• Llevar un registro sobre la distribución y asignación de la capacidad hotelera y de restaurantes.
• Establecer mecanismos de control sobre la calidad del alimento y de los servicios prestados.
• Coordinar la alimentación y refrigerios del voluntariado.
• Elaborar diariamente un control de uso de la capacidad hotelera.
• Recaudar los valores por concepto de utilización hotelera que permita cubrir las garantías correspondientes al bloqueo efectuado.
• Establecer planes de contingencia para cubrir eventuales déficit en la oferta hotelera y de alimentación.

• Preparar los esquemas de los diferentes grupos que actuarán en la ceremonia inaugural.
• Preparar una relación y proveer los elementos y equipos que sean necesarios para la realización de las ceremonias inaugural y de premiación.
• Diseñar y llevar a cabo los esquemas de premiación en cada uno de los escenarios y eventos.
• Elaborar una relación de las premiaciones de los diferentes eventos con el fin de coordinar los horarios de cada una de ellas.
• Vincular el personal voluntario que se requiera para la realización de cada una de las ceremonias del programa de protocolo deportivo.
• Desarrollar un programa de capacitación a cada uno de los grupos voluntarios en cada una de las ceremonias.

• Diseñar un sistema de comunicaciones para atender las necesidades y requerimientos de los diferentes medios.
• Instalar en cada uno de los municipios sedes, uno o más centros de prensa, según el programa deportivo que en él se realice.
• Elaborar un inventario de necesidades en cuanto a elementos, quipos, computadoras, líneas telefónicas, faxes, teléfonos, etc., que se requieran para los centros de prensa.
• Coordinar con la Comisión de Protocolo Social la atención de cada uno de estos centros de prensa.
• Actuar como la oficina de divulgación de Juegos.
• Coordinar la realización de conferencias de prensa antes, durante y después de los Juegos.
• Establecer un sistema de elaboración, preparación, presentación y difusión de los comunicados de prensa que emita la organización de los Juegos.
• Establecer convenios con una empresa de telecomunicaciones para el montaje de las salas de prensa en las diferentes sedes.

• Elaborar de acuerdo con la clasificación que se establezca para los Juegos, los listados de personas que deberán ser acreditadas, especificando en cada caso la función y categoría.
• Establecer las zonas o áreas de acceso para cada uno de los escenarios y dependencias, con las convenciones que se señalan en el sistema de acreditación.
• Instalar los puntos de acreditación necesarios de acuerdo con el potencial volumen de personas a acreditar.
• Designar y capacitar el personal que atenderá cada uno de los puntos de acreditación.
• Proveer los equipos de computadoras, impresoras y demás elementos que se requieran para la eficiente y rápida operación del sistema de acreditación.
• Llevar un registro de las personas acreditadas.
• Diseñar un esquema de tiempos y movimientos del proceso de acreditación y realizar ensayos de acreditación para mecanizarlo.
• Instalar la señalización en todas las áreas de los escenarios y demás dependencias de los Juegos y establecer los controles de acceso a los escenarios en coordinación con la comisión de escenarios.
• Diseñar en coordinación con la Comisión de Seguridad, mecanismos de control de uso y falsificación de las acreditaciones.

• Establecer las necesidades de construcción, remodelación o adecuación de los diferentes escenarios a ser utilizados en los Juegos de acuerdo a la reglamentación internacional de cada disciplina deportiva.
• Así mismo como de la villa de alojamiento.
• Asesorar los diferentes proyectos que sean ejecutados en los escenarios de los Juegos.
• Coordinar, lo pertinente a los aspectos técnicos que se deban tener en cuenta en la adecuación o construcción de los escenarios a ser utilizados en los Juegos.
• Supervisar la realización de cada una de las obras, controlando los aspectos constructivos y técnicos deportivos, así como el cronograma que se establezca para cada escenario.
• Definir, los presupuestos de los diferentes proyectos y consolidar esta información en un presupuesto general de obras de los Juegos.
• Elaborar el plan maestro de necesidades de la infraestructura deportiva y locativa.
• Supervisar e informar sobre el desarrollo de las diferentes obras al comité operativo y organizador.

• Velar por la entrega oportuna de los elementos a las comisiones que lo requieran.
• Diseñar procedimientos para el recibo y entrega de los elementos que se adquieran para la realización de los juegos.
• Custodiar y cuidar de todos los elementos que se adquieran para cubrir las necesidades de las diferentes áreas de los Juegos.
• Establecer un sistema de delegación de la custodia de los elementos a los funcionarios y responsables de cada área de los Juegos.
• Diseñar procedimientos que aseguren la devolución de los diferentes elementos una vez terminados los Juegos.
• Aplicar las medidas de seguridad y control que sean necesarias para el almacenamiento de los elementos bajo su control.
• Coordinar con la administración de los Juegos la constitución de Pólizas de Seguros para los diferentes elementos, asesorando sobre los amparos y cuantías. Coordinar con la Comisión de Transporte un sistema de despacho y recolección hasta y desde cada uno de los escenarios y sedes administrativas de los Juegos.
• Elaborar en cada sede un inventario de los elementos adquiridos para la realización de los Juegos.

Durante los comités operativos de los juegos, se han realizado las siguientes funciones adicionales: 
 

• Definición de sistema de bodegaje y flujo de inventario de los juegos
  Prospección de costos en adquisición de elementos en compra y/o contratación de out-sourcing.
• Organización de formatos para la recolección de necesidades de las diferentes comisiones para la adquisición de elementos.

• Establecer en los diferentes escenarios un inventario y un control de áreas y de derechos publicitarios ofrecidos a los clientes patrocinadores de los Juegos.
• Coordinar la instalación de la publicidad estática en cada uno de los escenarios de los Juegos.
• Coordinar el cumplimiento de las obligaciones contraídas con los patrocinadores en cuanto a publicidad dinámica, operación VIP, plan de medios, etc.
• Estudiar y conocer las obligaciones y derechos establecidos en los contratos de patrocinio suscritos por la organización de los Juegos.
• Actuar como enlace entre los patrocinadores y cada una de las áreas de la organización para el adecuado cumplimiento de los contratos suscritos.
• Elaborar un resumen escrito y gráfico del cubrimiento de los medios a cada uno de los patrocinadores y sus elementos publicitarios.
• Presentar un informe final de la actividad de mercadeo y sus efectos para ser presentado a cada uno de los contratantes de los paquetes en los Juegos.

• Hacer un inventario de las autoridades deportivas, civiles y militares de los Municipios y del departamento.
• Recopilar la información de los eventos tales como reuniones, congresos, etc. que deben realizarse en cada uno de los deportes y en la organización de los Juegos.
• Diseñar los dispositivos de protocolo para cada uno de estos eventos, en cuanto a personal, muebles, elementos, sonido, etc.
• Establecer un programa social para los diferentes grupos de personas acreditadas en los Juegos, VIP, delegaciones, jueces, etc.
• Establecer en cada uno de los escenarios de competencia una sala VIP y controlar su operación y acceso al mismo.
• Disponer de personal para el acompañamiento en la realización de cada uno de los eventos que conformen el programa social.

Durante los comités operativos de los juegos, se han realizado las siguientes funciones adicionales: 

• Realización de actos protocolarios con motivo de la visita de ODECABE.
• Coordinación con el Comité de seguridad los operativos necesarios para la atención de los eventos protocolarios Contratación para la elaboración y ubicación de los elementos decorativos alusivos a los juegos en coordinación con la comisión de divulgación y prensa.
• Elaboración de formatos para el control de los elementos de consumo y devolutivos entregados a la comisión ceremonial y de protocolo.

• Coordinar con la policía y la fuerza pública el diseño y puesta en marcha de los dispositivos de seguridad que correspondan para cada uno de los escenarios, eventos de los Juegos y sus respectivas vías de acceso.
• Coordinar con la policía y la fuerza pública el diseño y puesta en marcha de los dispositivos de seguridad cuando asistan autoridades del orden Nacional y Departamental.
• Coordinar con la Comisión de Transporte los servicios de escolta y guianza que permitan el seguro y fluido desplazamiento de los vehículos de la organización.
• Prever la prestación de servicios especiales para el personal VIP acreditado o invitados especiales a los Juegos.
• Prestar servicio de vigilancia en los terminales aéreos y terrestres que sean utilizados por las delegaciones asistentes.
• Coordinar con la Comisión Técnica los cierres de vías para los eventos que requieran su utilización.
• Procurar la vigilancia de las carreteras y vías intermunicipales del departamento por las cuales deban transitar los diferentes participantes en los Juegos.
• Prestar un servicio de vigilancia en los diferentes hoteles y sitios de alojamiento de las diferentes delegaciones.
• Elaborar conjuntamente con los grupos de logística de cada escenario los planes de contingencia correspondientes.
• Establecer las necesidades y gestionar la adquisición de elementos de seguridad para los diferentes escenarios, tales como vallas, extintores, linternas, megáfonos, etc.
• Establecer un sistema de comunicación entre los diferentes niveles de organización de los Juegos.  

Durante los comités operativos de los juegos, se han realizado las siguientes funciones adicionales:  

• Coordinación de dispositivos de seguridad en visitas de autoridades de ODECABE.
• Estudio de locaciones en los escenarios deportivos para la instalación de dispositivos de seguridad en competencias.
• Simulacros y puesta a punto en eventos de carácter nacional (fútbol profesional - otros).
• Coordinación con la comisión de capacitación para el desarrollo de programas de inteligencia en la vinculación del voluntariado.
• Apoyo entre jurisdicciones durante la realización de los juegos.

• Establecer las necesidades de transporte interno de las delegaciones, jueces, directivos, implementos deportivos, elementos, etc. y con base en esta información elaborar un inventario de requerimientos de vehículos y sus características.
• Establecer los sistemas de adquisición, alquiler, préstamo, etc. de los vehículos que sean necesarios para la realización de los Juegos.
• Diseñar, con base en la ubicación de los hoteles y escenarios, en los horarios de competencia y en las distancias a los escenarios, las rutas y las frecuencias que sean necesarias para atender los diferentes desplazamientos.
• Coordinar con las autoridades de seguridad y tránsito el servicio de transporte interno en los Juegos.
• Definir un servicio de transporte específico para cada una de las diferentes categorías, delegaciones, jueces, directivos, VIP, acreditadas en los Juegos.
• Coordinar los servicios de traslado de los participantes hasta y desde el aeropuerto o terminales terrestres, en los momentos de su arribo y partida.
• Llevar un control estricto y permanente de la utilización de cada uno de los vehículos disponibles en los Juegos.
• Establecer un sistema de vinculación voluntaria de propietarios de vehículos particulares y oficiales a la organización de los Juegos.

•  ATENCIÓN BÁSICA
  La atención médica de primer nivel de complejidad estará a cargo de la Comisión Médica de la Organización Cartagena 2006 a través de puntos de atención distribuidos así:Estaciones Médicas de las Villas: con operatividad durante las 24 horas del día en Cartagena y Barranquilla para dar asistencia de urgencias médicas, odontológicas, apoyo de ambulancias y comunicaciones.

• La consulta externa de Medicina Deportiva, Fisioterapia y Enfermería se brindará en horario de las 7:00 hrs. a las 19:00 hrs.

• Centro de Operaciones Médicas de la Unidad Deportiva Centroamericana y del Caribe con horario de 7:00 hrs. a las 19:00 hrs.  con servicios de Medicina Deportiva, Fisioterapia y Enfermería.

• Escenarios deportivos con un dispositivo médico básico desde 2 días antes de cada apertura de competencias deportivas con médico, voluntario o auxiliar y cuadrilla de socorristas. Además se apoyará con comunicaciones, ambulancia según la necesidad y el riesgo, y un puesto de hidratación. Los deportes como Triatlón, Esquí Náutico, Canotaje y Vela tendrán asistencia de ambulancia de rescate acuático.

  Para Ecuestres el alojamiento para deportistas, oficiales, jueces y demás personal de la familia deportiva será en el Hotel La Fontana. Contará con servicio médico y de veterinario, además de control al dopaje para jinetes en la misma forma de los demás deportes y para los equinos según la norma de la Federación Internacional de Ecuestres, realizándose en el Laboratorio de New York, USA.

  ATENCIÓN HOSPITALARIA Y DE ESPECIALIDADES

• La atención médica hospitalaria, a partir del 2º nivel de complejidad se dará en los hospitales de referencia oficiales de la Organización Cartagena 2006, así:

  Cartagena:        Hospital Naval de Cartagena – HONAC, contiguo a la Villa de la Base Naval.

                          Avenida San Martín No. 14 – 210, Bocagrande. Tel: (575) 6653987 - 6656453 Cartagena
  Barranquilla:      Clínica General del Norte Calle 70 No. 48 -37  Tel: (575) 356 6461 – 3582160 Barranquilla

  Bogotá:            Clínica Reina Sofía Carrera 31 No. 125A – 23 Tel: (571) 6252111 Bogotá

  Los servicios complementarios de diagnóstico (Laboratorio Clínico e Imágenes Diagnósticas) se realizarán únicamente en el nivel hospitalario, con cargo a la póliza de aseguramiento médico y solicitadas por nuestro personal médico acreditado, según  criterio médico.

   PÓLIZA MÉDICA

  La cobertura de atención médica a partir del segundo nivel de atención se hará con cargo a la Póliza de  Aseguramiento Médico contratada por la Organización Cartagena 2006, para la Familia Deportiva Centroamericana y del Caribe por un monto de hasta US $ 1500 por evento por atleta.

  Las delegaciones deportivas oficiales deben llegar de sus países de origen con una póliza de asistencia médica internacional que en su momento se complementará con la de la Organización. Los gastos que excedan el monto de cobertura de ambas pólizas correrán por cuenta de cada CON. Para jueces y árbitros, los costos médicos que excedan la cobertura de la póliza médica serán cubiertos por el respectivo usuario, al cual se le solicita traer una cobertura de asistencia médica internacional de su país de origen.

   CONTROL AL DOPAJE

  El control al dopaje, dirigido por la Comisión Médica de ODECABE, realizará un total de 500 muestras tomadas a partir de la apertura de las Villas el día 10 de julio de 2006 y hasta el final de las competencias en julio 30. El análisis de laboratorio se efectuará en el Laboratorio de Control al Dopaje del Centro de Servicios Biomédicos de Coldeportes en Bogotá.

  SERVICIOS MÉDICOS DE LOS CON

  Para garantizar que los CON tengan la documentación apropiada a su llegada a Colombia, la Organización Cartagena 2006 solicita que se suministren antes del 15 de mayo un listado completo de los medicamentos que los países participantes tengan intención de traer a Colombia.

  La Comisión Médica revisará los listados con el fin de verificar que son sustancias permitidas y que no tienen restricciones para la entrada al país.

  El propósito de este proceso es ayudar a las delegaciones en sus trámites ante las autoridades aduaneras, asegurando que dispongan del procedimiento necesario a su llegada y que no introduzcan sustancias prohibidas en Colombia por equivocación. Los CON deben tener en cuenta que a su llegada a Colombia, los oficiales de aduana pueden solicitar la verificación de los suministros medicinales frente a la documentación y realizar otras inspecciones si fuera necesario. La Comisión Médica enviará los listados aprobados a las autoridades aduaneras.

  El formulario con el listado de medicamentos deben remitirse a:

  Dr. Nelson Padilla Anaya

              Director Médico CARTAGENA 2006

              Manga Avenida Miramar Calle 24 Nº 20 - 55

              Cartagena de Indias, Colombia

              Correo electrónico: cmedica@cartagena2006.gov.co

              Teléfono: (57 5) 6606923 - 6606925

              Fax (57 5) 6606949.

  Los países que traigan en su delegación profesionales de la medicina contarán con un área asignada de consultorio y recuperación en las Villas, de uso exclusivo al interior de sus organizaciones nacionales. Contarán con una dotación básica de mesa, sillas, camillas, basurero y recipiente para desechos biológicos. Los implementos médicos, de fisioterapia y demás dotación  deberán ser traídos por cada país según el despliegue de su sistema de atención médica.

  EJERCICIO TEMPORAL DE LA MEDICINA

  Para gestionar el permiso del ejercicio  temporal de la medicina en Colombia, es necesario realizar el trámite ante el Ministerio de la Protección Social. Se requiere que  los médicos de los CON envíen la fotocopia del pasaporte, fotocopia del diploma y de la tarjeta de ejercicio profesional de la medicina en el respectivo país. Estos documentos deben ser enviados antes del 15 de mayo de 2006 a la siguiente dirección:
  Dr. Mauricio Serrato Roa
  Director Médico Coldeportes
  Avenida 68 # 55 – 65, Comité Olímpico Colombiano.
  Bogotá. Colombia
  Teléfono: (571) 6083317 – 4377100 ext 1008.
  E-mail: cmedica@cartagena2006.gov.co
  
  
  SERVICIOS MÉDICOS ALTERNATIVOS

  La Organización CARTAGENA 2006 ha decidido ofrecer servicios de salud alternativos prestados por el sistema de la Universidad Parker College de USA, con médicos quiroprácticos voluntarios quienes proveerán el servicio de manejo terapéutico y de recuperación de lesiones deportivas en zonas demarcadas para ello. Este servicio se prestará sin costo alguno y bajo su propia responsabilidad.

  EPIDEMIOLOGÍA Y MEDIO AMBIENTE

  Para todas las personas que ingresan al territorio colombiano se recomienda la aplicación de la vacuna de la fiebre amarilla con una anticipación al ingreso de al menos 3 semanas, puesto que ciertas zonas del país presentan brotes de dicha patología.

  Se recomienda el consumo de agua y bebidas hidratantes oficiales suministradas por la organización Cartagena 2006 en las Villas y escenarios deportivos para garantizar el uso de hidratantes higiénicos a los atletas y demás familia Centroamericana y del Caribe.      

  Datos Ambientales:       Estimados para julio 15 al 30, estación de lluvias en el territorio colombiano

              Cartagena:        Temperatura: 34 grados centígrados en promedio.

                                     Humedad relativa del 92 %        

              Barranquilla:      Temperatura: 30 grados centígrados en promedio.

                                     Humedad relativa del 80 %        

              Bogotá:            Temperatura: 14 grados centígrados en promedio.

                                     Humedad relativa del 70 %        

  Para Cartagena y Barranquilla se recomienda el uso de prendas de vestir frescas, de colores claros y de algodón, gorra y lentes para contrarrestar los efectos de las condiciones ambientales de tipo tropical, así como también la aplicación de productos repelentes de insectos para la piel.

  Para Bogotá la recomendación es usar prendas de vestir  abrigadas y la aplicación de protector labial humectante.

  Nota: La presente información será ampliada con el Manual de Atención Médica, la Guía Farmacológica, la Guía del Atleta para Control al Dopaje.

• Garantizar la adecuada realización de cada uno de los campeonatos de los Juegos, mediante el cumplimiento de los reglamentos de cada deporte, de las Normas Reglamentarias y las decisiones tomadas en las reuniones preparatorias.
• Preparar todo lo concerniente a cada una de las reuniones preparatorias previas a los diferentes campeonatos de los Juegos.
• Aprestar los elementos de apoyo que se requieran para el juzgamiento y las direcciones de campeonato de los respectivos deportes.
• Coordinar con la comisión de implementación la oportuna entrega y adecuada instalación de los mismos a las direcciones de campeonato.
  Velar por el cumplimiento de la programación de los diferentes campeonatos de los Juegos.
• Registrar, publicar y comunicar a la comisión de secretaria los resultados de los campeonatos y las estadísticas que de ellos se deriven.
• Coordinar con las direcciones de campeonato y jueces lo relacionado con la papelería y planillería técnica requerida para la realización de los campeonatos.

Durante los comités operativos de los juegos, se han realizado las siguientes funciones adicionales:  

• Definición del manual de funciones propio de la comisión técnica y general de los juegos.
• Elaboración de proyectos de preinversión.
• Incidencia en los estudios técnicos de infraestructura deportiva.
• Planificación, organización y evaluación de funciones de las comisiones.
• Prospección flujo deportistas y autoridades de juzgamiento (1150 deportistas, 243 autoridades de juzgamiento)
• Promedio de deportistas por disciplina (88)
• Promedio de deportistas por día (935)
• Inventario de escenarios deportivos y proyección de mapa de la ciudad para deportes de la sede.
• Solicitud a estamentos federativos y Comité Olímpico Colombiano de los reglamentos por modalidad y requerimientos técnicos e implementación y escenarios.

• Elaborar de acuerdo con la clasificación que se establezca para los Juegos, los listados de personas que deberán ser acreditadas, especificando en cada caso la función y categoría.
• Establecer las zonas o áreas de acceso para cada uno de los escenarios y dependencias, con las convenciones que se señalan en el sistema de acreditación.
• Instalar los puntos de acreditación necesarios de acuerdo con el potencial volumen de personas a acreditar.
• Designar y capacitar el personal que atenderá cada uno de los puntos de acreditación.
• Proveer los equipos de computadoras, impresoras y demás elementos que se requieran para la eficiente y rápida operación del sistema de acreditación.
• Llevar un registro de las personas acreditadas.
• Diseñar un esquema de tiempos y movimientos del proceso de acreditación y realizar ensayos de acreditación para mecanizarlo.
• Instalar la señalización en todas las áreas de los escenarios y demás dependencias de los Juegos y establecer los controles de acceso a los escenarios en coordinación con la comisión de escenarios.
• Diseñar en coordinación con la Comisión de Seguridad, mecanismos de control de uso y falsificación de las acreditaciones.